Codzienne obowiązki są wpisane w życie człowieka. Służbowe, domowe, towarzyskie… Chwilami jest ich tak dużo, że presja z nimi związana rodzi frustrację i odbiera chęć do działania. Doba staje się coraz krótsza, a wzrasta poczucie ciągłego wyścigu z wyznaczonymi terminami i konieczności walki z własnym zmęczeniem. Można nauczyć się skutecznego zarządzania swoim czasem. Metoda ALPEN jest jedną z technik ułatwiających planowanie i realizację zadań.
Główne założenia metody ALPEN
Przede wszystkim wdrożenie tej techniki nie wymaga skomplikowanych narzędzi czy strategii. Potrzebne są chęci i systematyczność. Zakłada ona precyzyjne planowanie dnia poprzez odnotowywanie najważniejszych zadań w postaci harmonogramów. Pisemna forma planu ma wzmacniać poczucie odpowiedzialności za wykonanie powierzonych obowiązków i przez to zwiększyć prawdopodobieństwo ich realizacji. Nastawiona jest na planowanie w krótkiej perspektywie czasowej.
5 etapów zarządzania czasem ALPEN
Nazwa metody pochodzi od pierwszych liter niemieckich słów, oznaczających następujące etapy planowania:
- Aufgaben – zadania do wykonania w danym dniu, spisane w postaci szczegółowej listy. Mają dotyczyć nie tylko obowiązków służbowych, ale także tych codziennych, domowych aktywności. W harmonogramie powinny się znaleźć również zadania, których nie udało się zakończyć w poprzednim dniu.
- Lange schatzen – przewidywany czas trwania zaplanowanych czynności. Ważne, by oszacować go realnie, z uwzględnieniem naszych możliwości. Zbyt krótkie przedziały czasowe przeznaczone na daną aktywność mogą spowodować skutek odwrotny – irytację z powodu opóźnienia.
- Pufferzeiten einplanen – planowanie przerw poprzez dodanie do każdej zaplanowanej czynności 40% czasu przewidzianego na jej realizację. Powstałą nadwyżkę czasu można wykorzystać na odpoczynek albo na nadrobienie opóźnienia powstałego w wyniku pojawienia się nagłych, nieprzewidzianych okoliczności.
- Entscheidungen treffen – podejmowanie decyzji, która z zaplanowanych aktywności jest w danym dniu najważniejsza do zrealizowania. Zaleca się, aby zacząć od wykonania czynności priorytetowych.
- Nachkontrolle – kontrola stopnia realizacji harmonogramu. Zadania wykonane można wykreślić z listy. W przypadku tych niezrealizowanych, należy zdecydować, czy można przełożyć je na kolejny dzień, czy podjąć wysiłek i je dokończyć.
Zalety metody ALPEN
Technika ta uwidacznia wszystkie zadania do wykonania w konkretnym dniu. Uświadamia ich ilość, rangę i przewidywany czas realizacji. Uczy efektywnego zarządzania czasem i systematyczności. Rzetelne realizacja stworzonego na początku dnia planu ogranicza wpływ czynników dekoncentrujących, takich jak: korzystanie z mediów społecznościowych, błahe rozmowy telefoniczne lub patrzenie się nieobecnym wzrokiem w ekran telewizora.
Przeczytaj także: Jak stworzyć dobry konspekt artykułu?
Metoda ALPEN to praca nad własnymi słabościami. Zgodnie z nią codziennie decydujemy, czy podejmiemy trochę więcej wysiłku, czy się poddamy, przekładając wypełnienie obowiązku na inny dzień. Wygrana walka z własnymi ograniczeniami, a niekiedy z lenistwem jest satysfakcjonująca i daje zastrzyk energii.
Wady metody ALPEN
Każdy medal ma dwie strony. Wydaje się, że w opisanej metodzie nie ma miejsca na spontaniczność i radosne cieszenie się codziennością. Życie jest nieprzewidywalne i czasem zaskakuje takimi wydarzeniami, które trudno uwzględnić w sztywnym harmonogramie. Czy odstępstwa od planu nie będą frustrujące? Gdy będzie ich wiele, to czy nie wrócimy do punktu wyjścia?
Ponadto, trudno zastosować technikę ALPEN osobom pracującym kreatywnie, artystom, niezatrudnionym na stałym etacie. Czasami nie są one w stanie przewidzieć, czy będą mieć jakieś zlecenia do realizacji, a tym bardziej – jak długo potrwają.
Skuteczne zarządzanie czasem – podsumowanie
W przypadku osób, które nie radzą sobie z organizacją własnego czasu pracy, każde rozwiązanie jest warte rozpatrzenia. Testowanie tego typu technik nic nie kosztuje. Być może któraś z nich okaże się idealnie dopasowaną do konkretnej osobowości, stylu pracy i upodobań. Najważniejsze, żeby szukać pomocy, gdy poczucie przytłoczenia codziennymi obowiązkami jest nie do wytrzymania. W końcu życie mamy jedno i z każdego dnia powinniśmy czerpać radość garściami.
Autor tekstu: Martyna Korzeniowska-Suszek