Od czasu kiedy poczta elektroniczna stała się wszechobecna mamy do czynienia z ciągłym dopływem informacji. Docierają do nas dziesiątki, a nawet setki wiadomości dziennie – zarówno tych ważnych, jak i niechcianych. Dla wielu skrzynka odbiorcza stała się źródłem stresu. Jak radzić sobie we współczesnej dżungli informacyjnej? Jedną z odpowiedzi jest metoda inbox zero.
Inbox zero – przeciwieństwo działań w chaosie
Wyobraź sobie, że pojawiła się nagła okazja wyjazdu na wakacje. Masz bardzo mało czasu. Biegniesz więc do sklepu, kupujesz walizkę, bo stara jest już zużyta. W domu pakujesz do niej ubrania, ale brakuje stroju plażowego. Pędzisz znów do sklepu, szukasz pospiesznie czegoś modnego, wracasz i pakujesz. Teraz kosmetyki. Przeglądasz, szukasz, skończył się olejek do opalania. Nie ma rady – mało czasu, trzeba znów biec do sklepu. Myślę, że już wiesz do czego zmierzam. Takie pakowanie może trwać wiecznie, masz dużą szansę na to, że nie zdążysz lub czegoś zapomnisz.
Przeczytaj również: Content marketing na platformie TikTok: trendy i strategie dla marketerów
Podstawą efektywnego działania jest planowanie, które jest zależne od odpowiedniego zgromadzenia i usystematyzowania informacji oraz związanych z nimi działań. Dużo szybciej przygotujemy się do wyjazdu, jeżeli w jednym czasie kupimy walizkę, ubrania i kosmetyki, a potem na spokojnie w domu je spakujemy. Musimy tylko odpowiednio wcześniej zgromadzić informacje o tym co mamy, co potrzebujemy i co musimy zrobić.
Przenieśmy się teraz do świata naszej pracy. Analogicznie do powyższej sytuacji, im więcej otrzymujesz informacji na swoją skrzynkę mailową, tym bardziej potrzebujesz skutecznego systemu panowania nad nimi. Jeżeli tego nie zrobisz, to tak jak z pakowaniem walizki – będziesz skakał od zadania do zadania, tracąc niepotrzebnie czas. Stosując zasadę inbox zero możesz jednak tego uniknąć.
Czym jest inbox zero?
Jest to metoda porządkowania otrzymanej korespondencji elektronicznej. Opracował ją amerykański publicysta Merlin Mann. Dosłownie oznacza pustą skrzynkę odbiorczą. Jednak nie dlatego pustą, bo nic do niej nie wpływa, lecz dlatego, że wszystkie wiadomości muszą być z niej przesunięte w inne, odpowiednio zaplanowane miejsca. Folder „odebrane” powinien być dla przychodzących wiadomości tylko przystankiem w drodze do miejsca docelowego. Maile powinniśmy porządkować według klucza:
- usuń,
- oddeleguj,
- wykonaj,
- odłóż na później,
- zarchiwizuj.
Powyższe kategorie stanowią tylko szkielet systemu, który musimy rozbudować według potrzeb i specyfiki wykonywanej pracy. Należy zwrócić szczególną uwagę na te związane z dalszym działaniem, czyli „wykonaj” i „odłóż na później”. Można je rozbudować np. o „pilne”, „przeterminowane”, „ważne” czy też „do akceptacji”. Oprócz folderów dobrze jest użyć odpowiednich znaczników, etykiet lub kolorów. Obecnie każdy, nawet słabo rozbudowany, program pocztowy posiada wystarczający arsenał narzędzi umożliwiający stworzenie takiego systemu.
Różnica między inbox zero a pustym folderem „odebrane”
Czy inbox zero gwarantuje nam zwiększenie efektywności działań? I tak, i nie. Metoda ta umożliwia usystematyzowanie otrzymywanych informacji, ale to od Ciebie zależy, co z nimi zrobisz dalej. Głównym założeniem jej twórcy nie było wyczyszczenie folderu „odebrane”, lecz zwiększenie produktywności pracy oraz uwolnienie Twojego umysłu od zalegających w skrzynce pocztowej zadań. Przesunięcie wiadomości do innego folderu samo w sobie nic nie daje. To, że czegoś nie widać, nie oznacza, że wcale tego nie ma. Tylko wtedy można powiedzieć, że osiągnęliśmy inbox zero, gdy nasz system archiwizowania będzie skutecznie pomagał w realizacji konkretnych zadań. Inbox zero według Merlina Manna to stan uwolnienia umysłu, od informacji i zadań zgromadzonych w skrzynce mailowej, poprzez skuteczne i efektywne realizowanie zaplanowanych działań.
Inbox zero nie tylko w biurze
W niniejszym artykule odniosłem się głównie do sfery zawodowej, co nie oznacza, że inbox zero można zastosować tylko w pracy. Metoda ta jest uniwersalna, skuteczna w każdej dziedzinie naszego życia. Stosując się do jej zasad, zapanujesz nad ogromem napływających informacji, o niczym nie zapomnisz i zawsze zdążysz ze wszystkim na czas.
Autor tekstu: Piotr Tustanowski