Jak napisać e-mail do klienta? - contentmarketingowy
Jak napisać e-mail do klienta

Jak napisać e-mail do klienta?

by Autor
4 września 2022
Comments 0

Każdy z nas przynajmniej raz rwał sobie przysłowiowe włosy z głowy, zastanawiając się, jak właściwie sformułować swój e-mail do klienta. Wiadomości mailowe nie zawsze usprawniają komunikację biznesową. Gdy są nieprzemyślane i chaotyczne mogą ją utrudniać. Zapoznaj się z poniższymi wskazówkami, by przekonać się, jak lepiej nawiązywać komunikację mailową.

E-mail biznesowy, czyli klient w centrum zainteresowania

Zanim zaczniesz w ogóle pisać e-maila, przemyśl dobrze, to co masz zamiar napisać. Zastanów się, co masz do przekazania odbiorcy. Jeśli pójdziesz na żywioł, to istnieje ryzyko, że popadniesz w dygresje lub odwrócisz uwagę od meritum sprawy, a nie o to przecież chodzi. Wszystko, co powinieneś napisać powinno dotyczyć potencjalnego klienta. Jedyne, co interesuje teraz Twojego odbiorcę, to on sam i jego cele biznesowe.

Przeczytaj również: Pisanie marketingowych treści – jak to zrobić?

Już w pierwszym zdaniu powinieneś wykazać, że dobrze przygotowałeś się do tego kontaktu i nie wybrałeś tej firmy przypadkowo. Musisz pokazać, dlaczego właśnie ta osoba, na tym stanowisku, powinna z Tobą rozmawiać. Jaką wartość niesie ze sobą ten kontakt? Niewątpliwie efektywną strategią jest również bycie zwięzłym. Rozpisywanie się na kilka długich akapitów nie ma sensu. Po prostu nikt tego nie przeczyta.

Reguły grzecznościowe w e-mailach do klientów

Generalna zasada jest taka, że jeśli adresat przechodzi na mniej formalną komunikację, Ty też możesz to zrobić. W bieżącej komunikacji z klientami postaraj się zachować odpowiednią równowagę pomiędzy stylem formalnym a nieformalnym. Nie powinieneś brzmieć jak urzędnik, z drugiej strony nie chcesz, by postrzegano Ciebie jako niepoważną lub nieprofesjonalną osobę.

Pozdrowienia to moment, w którym możemy przemycić jakąś pozazawodową informację, moment na jakiś miły akcent. Ważne jest wyczucie tego, na co możemy sobie pozwolić. Kolejne słowo klucz to „dziękuję”. Jeśli wysyłasz maila pierwszy, podziękuj za czas poświęcony na jego przeczytanie. Jeśli odpisujesz, podziękuj za kontakt.

Pamiętaj również, że wprowadzanie nerwowej atmosfery lub utrata kontroli nad emocjami bardzo źle o nas świadczy. Postaraj się trzymać emocje na wodzy. Może to wydawać się dosyć oczywiste, ale warto, żebyś o tym pamiętał.

Czego unikać w e-mailu biznesowym?

Przede wszystkim używaj jak najmniej negatywnych słów i fraz – nawet jeśli określenia typu „błędy”, „przegrana”, „wady”, „straty”, „nie” nie odnoszą się do Twojej oferty, są one ogólnie źle kojarzone i mogą wywołać niekorzystne wrażenie. Z drugiej strony, wystrzegaj się też języka pełnego entuzjastycznych zwrotów takich jak „fantastyczny”, „najlepszy”, „znakomity”, „doskonały”, „idealny” itp. Może on zostać uznany za mniej wiarygodny. Trzymaj się konkretów. W e-mailu unikaj też sarkazmu, ironii i dwuznaczności.

E-mail do klienta i kwestie techniczne

Podkreślanie elementów treści przy pomocy lekko powiększonego fontu, który jest pogrubiony jest dopuszczalne. Pod warunkiem, że robisz to z umiarem i eksponujesz wyłącznie kluczowe informacje. Zadbaj o jasny podział treści na akapity, pomoże to adresatowi w zrozumieniu czytanego tekstu. Używaj też wypunktowań, w końcu przejrzysta treść, którą łatwo jest przejrzeć jedynie zyskuje na czytelności. Pamiętaj również o wyborze profesjonalnej, łatwej do przeczytania czcionki. I oczywiście, przed wysłaniem przeczytaj jeszcze raz treść e-maila biznesowego. Sprawdź, czy wszystko jest jasne, logiczne i czytelne!

Poinformuj w e-mailu biznesowym co dalej

Przekaż potencjalnemu klientowi o tym, co Ty zamierzasz teraz zrobić. Zapowiedz, chociażby swój kontakt telefoniczny, w konkretnym dniu o konkretnej godzinie. Jedynym wezwaniem do działania, jakie może się tutaj pojawić to prośba o informację zwrotną, jeżeli wskazany termin okaże się nieodpowiedni.

Jeżeli natomiast, to nadawca maila prosi o wykonanie czegoś albo następny krok należy do ciebie, odpisz i poinformuj, kiedy wrócisz z odpowiedzią. Klienci zdecydowanie to docenią. Będziesz odbierany jak profesjonalista, wzbudzisz większe zaufanie i szacunek.

Autor tekstu: Michał Böttcher